Változott a munkaügyi dokumentáció megőrzési határideje

Így spórolhat a munkáltató!

2025. január 1-jétől új korszak kezdődik a munkaügyi dokumentáció terén. A munkaszerződés, a bérjegyzék, valamint egyéb, nyugdíj szempontjából releváns munkaügyi dokumentáció megőrzési szabályai jelentősen megváltoznak. Ez a változás minden munkáltatót érint, legyen szó mikrovállalkozásról vagy nagy cégről, és komoly költségcsökkentési lehetőségeket kínál.

Milyen munkaügyi dokumentáció érintett?

A változás elsősorban azokat az iratokat érinti, amelyek a nyugdíjjogosultság megállapításához szükségesek, így például:

• Munkaszerződés és munkaszerződés módosítás dokumentumai,
• Bérjegyzékek, fizetési kimutatások,
• További nyugdíjjal kapcsolatos munkaügyi iratok.

Ezeket az iratokat eddig a munkavállaló nyugdíjkorhatárának elérését követő 5 évig kellett megőrizni, ami rendkívüli adminisztrációs terhet rótt a cégekre.

Hogyan változik a munkaügyi iratmegőrzési kötelezettség?

Az új szabályozás értelmében a 2025. január 1. után keletkezett munkaügyi dokumentumokat már nem szükséges a korábbi, évtizedeken át tartó időszakig tárolni. Az adatkezelésre mostantól a legrövidebb szükséges időtartam lesz az irányadó, összhangban a GDPR alapelveivel. Az adatmegőrzés jogalapját is szigorúbban kell megválasztani, és csak a célhoz kötött adatkezelés lehet indokolt.

Miért fontos a változás?

Az új előírás nemcsak a jogszabályi megfelelés miatt fontos, hanem a munkavállalói bizalom növeléséhez és a személyes adatok védelméhez is hozzájárul. Az adatkezelőknek tájékoztatniuk kell a munkavállalókat arról, hogy:

• A 2024. december 31-ig keletkezett dokumentumok továbbra is a régi szabály szerint őrzendők.
• A 2025. január 1-jétől létrejött munkaszerződés, bérjegyzék, vagy egyéb nyugdíjjal összefüggő irat viszont csak annyi ideig tárolható, amennyi feltétlenül szükséges.

Mit tehet a munkáltató, hogy megfeleljen az új szabályoknak?

A cégeknek több lépést is érdemes megtenniük:

• Frissítsék a munkavállalói tájékoztatót, külön kiemelve a munkaszerződéshez és bérjegyzékhez kapcsolódó új megőrzési irányelveket.
• Vizsgálják felül a dokumentum- és adatmegőrzési gyakorlatukat, különösen az iratselejtezési eljárásokat.
• Csökkentsék az adattárolási költségeket, hiszen a rövidebb megőrzési idő nagyobb rugalmasságot biztosít a dokumentumkezelés során.

Munkaszerződés minta és dokumentumcsomag: professzionális megoldás kisvállalkozásoknak

A munkaugyek.eu segít eligazodni az új szabályozás útvesztőjében: a Munkaügyi Startcsomag tartalmaz minden olyan dokumentumot, amelyre egy munkáltatónak szüksége lehet a hatékony és jogszerű működéshez.

Mit tartalmaz a Munkaügyi Startcsomag?

• Munkaszerződés minta és annak módosításai (Word formátumban),
• Adatfelvételi lap, amely segít a szerződéskötés előkészítésében,
• Bérkalkulátor Excelben,
• Tájékoztató minta

Ezekkel az eszközökkel nemcsak jogszabály-kompatibilis lehet a cége, hanem időt, energiát és pénzt is megtakaríthat.

🔒 Ne hagyja az utolsó pillanatra az átállást! Használja ki az új szabályozás adta lehetőségeket, és alakítsa ki tudatosan a munkaszerződés, bérjegyzék, és más munkaügyi dokumentáció kezelésének gyakorlatát.
👉 Látogasson el a munkaugyek.eu/munkaugyi-startcsomag oldalra, és szerezze be a professzionális dokumentumcsomagot, amellyel biztosíthatja cége jogi és adminisztratív megfelelését!